1.3 Detaillierung von Anforderungen und Konfigurationen

Wenden Sie sich dazu ungeniert bei Ihrem Systemintegrator. Er hat schon viele andere Firmen gesehen und weiss, was funktioniert und was nicht. So lässt sich die Produktivität der IT-gestützten Unternehmensprozesse steigern.
Stellen Sie Fragen, auch kritische. Dies schafft die Basis für eine offene und vertrauenvolle Arbeitsbeziehung. Unsere Systemintegratoren werden sehr direkt auf Sie zu gehen, damit Problembereiche ihrer Firmenorganisation möglichst schnell an den Tag kommen.

Vorbereitungsarbeiten
1. Definieren Sie den Kostenrahmen für die Arbeiten. Dazu braucht es ein klares Anforderungsprofil und das Wissen über Risiken und etwaige Fallstricke, denn sonst können keine Zeitaufwände und Preise geschätzt werden. Das führt in der Folge dann meistens zu unerwarteten Mehraufwänden und Mehrkosten.
2. Definieren Sie frühzeitig einen realistischen Terminplan. Softwareintegrationen brauchen in der Regel viel Zeit - und die fehlt heute fast immer.
3. Stellen Sie für die Zeit der Integration genügend Personal mit dem nötigen Wissen über Ihre Firma und genügend Entscheidungskompetenzen zur Verfügung. Während der Integration müssen kurzfristig Entscheide gefällt werden. Wenn es zu Verzögerungen oder immerwährenden Nachfragen bei höheren Instanzen kommt, so sind Mehraufwände und Mehrkosten zu erwarten.
Das Personal muss Anregungen und Kritik von Seiten der boaTOOLS-Systemintegratoren vertragen können. Wehren Sie sich, wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Systemintegrator Ihnen etwas "aufschwatzen" wolle. Er muss seine Argumente begründen können. Sie im Gegenzug sollen versuchen zu erreichen, dass die guten Arbeitsprozesse Ihrer Firma möglichst ideal von den boaTOOLS abgebildet werden, sofern dies technisch möglich ist. Bei den ganzen, zum Teil heftigen Diskussionen, sind alle Beteiligten gebeten die Probleme mit einem guten Mass an Coolness und Höflichkeit anzugehen.
4. Der Systemintegrator soll die Firma und deren Geschäftsprozesse möglichst gut kennenlernen. Sie sollen im Gegenzug in die Möglichkeiten und Grenzen einer Softwareintegration eingeführt werden.
5. Definitionen und Abmachungen (z.B. terminiliche) sollen unbedingt eingehalten werden, da es sonst zu Terminverschiebungen und Verspätungen kommt, was wieder zu Mehraufwänden führt.

Aufbereiten der bestehenden Datenstämme
Alte Datenstämme (z.B. Artikel oder Adressen) müssen für die neue Software aufgearbeitet werden. Nutzen Sie die Zeit vor dem definitiven Export der Daten aus Ihrer bestehenden Software. Sie können so den Import der Daten ins neue System vereinfachen.

Bei den boaTOOLS gehen die Systemintegratoren nach einer standardisierten Implementierungsablauf vor. Es gibt für die boaTOOLS standardisierte Excel-Dokumente, in die Ihre zu übernehmenden Firmendaten eingefüllt werden. Bitte nutzen Sie nur diese Vorlagen, da Sie die Integrationsprozedur stark vereinfachen. Bitte beziehen Sie entsprechende Dokumente bei Ihrem Systemintegrator.

Grafische Vorbereitungen
Für alle Layouts wie Briefe, eMail, Rechnungen, Mahnungen, Formulare die einem CI entsprechen sollen oder speziell für den Arbeitsablauf des Kunden erstellt werden sollen, müssen die grafischen Elemente und Referenzvorlagen von Ihrem Grafiker in einem geeigneten Datenformat zur Verfügung gestellt werden.
Falls es Layouts nur auf Papier gibt, müssen diese in digitaler Form von einem Grafiker aufbereitet werden.

Zugriffsrechte der Software-Benutzer

Welche MitarbeiterInnen Ihrer Firma hat auf welche Bereiche der Software Zugriff (z.B. wer gibt nur Adressen ein, wer darf die Rechnungen schreiben, wer darf "heisse Geschäftsdaten" sehen)?

Anbindung an Periferiegeräte
Es wird geklärt, welche Periferiegeräte (Handscanner, Drucker, Plotter, Kassengeräte, etc) mit den boaTOOLS in welcher Art und Weise zusammenarbeiten sollen.
Alle Kompatibilitätsfragen werden geprüft und bereinigt.

© Projektnetz 04-2006